国分町 ぶんぶん / タイムカード・出勤簿の手書きは違法？勤怠管理の必要性を理解しよう

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手書きでタイムカードを管理するときは、いくつかのポイントに気をつけなければなりません。この段落では、手書きのタイムカードの運用における企業が注意すべき点を解説します。. 時給で働くことが多い派遣スタッフにとって、タイムシート(タイムカード)などによる日々の勤怠管理は重要です。派遣会社はタイムシートをもとに給与を計算するので、記入ミスや遅延があると、給与が正しく支払われない可能性もあります。記入方法など、しっかり理解しておくことが必要です。ここでは、タイムシートの書き方や、勤怠管理の基本的な考え方について紹介します。. 必ずある項目としては「就業開始時刻」・「就業終了時刻」. 派遣社員のタイムカードの書き方や保管義務について. 本記事では、手書きのタイムカード、運用方法や運用時の注意点ついて掘り下げて解説します。. この記事では、手書きのタイムカード(出勤簿)について解説します。別の記事では、打刻するタイプのタイムカードについて解説しているので、タイムカードについてより詳しく知りたければそちらの記事もあわせて読むとよいでしょう。. ※参考:『タイムカード保管方法』をもっと詳しく!

タイムカード・出勤簿の手書きは違法？勤怠管理の必要性を理解しよう

従業員が少ない企業であれば、手書きのタイムカードが適しています。集計するタイムカードの枚数が少なければ、機器を利用した勤怠管理のほうが手間になる場合があります。タイムカードを保管する際は場所をとらず、たいした手間がかからないでしょう。. 労働時間に著しい乖離が生じているときは実態調査を実施(自己申告制の場合). タイムレコーダーによる打刻も手書きで訂正できます。その際に注意しなければならないことを3点説明します。. 派遣社員の場合、 派遣契約が解消した日が起算日 になるので、気をつけましょう。. 特別条項付き36協定は、派遣元企業と派遣先企業が、締結の対象となる時間や業務を明確にしながら検討しなければなりません。. 様々な働き方をする人が増えている現代では、正規雇用を選択しない人も増加しており、それに伴い、派遣社員の需要も高まっています。. 従業員に手書きで記入してもらう場合は、改ざん防止のために必ずボールペンを使用してもらうように指導してください。. タイムカード・出勤簿の手書きは違法？勤怠管理の必要性を理解しよう. そこで派遣社員の勤怠管理業務におすすめのソフトが、 「 STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス) 」 の勤怠管理機能です。.

派遣社員のタイムカードの書き方や保管義務について

タイムカードのフォーマットに必要項目を盛り込む. 出勤簿の書き方を解説!形式や保存期間も理解しよう 2022/03/03 #お役立ち #労務 目次 1 2 3 4 5 6 7 8 企業は出勤簿によって適切な労務管理を行うことが労働基準法で義務付けられており、これを怠ると法律違反となってしまいます。では、どのように管理を行えば良いのでしょうか。今回は、出勤簿に記載する内容や形式、保存期間などについてご紹介します。 目次 1 出勤簿とは?なぜ必要なのか確認しよう! 勤怠管理をするには、下記の項目について記録する必要がありますが、タイムカードには労働日ごとに出退勤の時間、休憩時間、総労働時間などを最低限記載してもらうようにするとよいでしょう。. 派遣のタイムシートとは？ 一般的な書き方も解説｜人材派遣のお仕事なら【スタッフサービス】. 手書きでタイムカードを記載する際の注意点. 従業員の中には、申告している休憩時間よりも実際は多く休んでいたり、退勤後の社内滞在時間も労働時間に含めていたりする人もいる可能性があります。. ただし、手書きのタイムカードや出勤簿は客観的な記録ではなく、自己申告制による記録に該当します。認められてはいるものの、望ましい管理方法ではないこと. 紙とレコーダーを用意すれば、タイムカードでの勤怠管理を実施できるため、コストを低く抑えられるというメリットがあります。また、勤怠管理システムなどのように、ITツールを使用する場合、使い方が複雑であると、勤怠管理の業務負担が増加するという恐れがあります。一方、タイムカードの場合、運用はシンプルであるため、ITツールの操作が苦手な従業員でも、簡単に使用可能です。. 管理台帳の主な掲載事項は、以下の通りです。.

出勤簿の書き方を解説！形式や保存期間も理解しよう | おかんの給湯室

有給休暇の取得に関しても派遣元企業と派遣先企業の両方に申請を行い、タイムカードにもその旨を記載する必要があるため、有給休暇の申請方法や、記載の仕方などは、事前に決めておきましょう。. 派遣社員の勤怠管理にお悩みの際は、タイムカードのデジタル化を検討してみてはいかがでしょうか。. お給料を締める日に、本人からFAXを頂きます。. 派遣スタッフのタイムシートは派遣スタッフ本人が派遣元に送る. 従業員が、何時から何時まで働いたか、どのくらい休んでいるかなどを記録するものやシステムのことです。派遣スタッフだけでなく、正社員もこの勤怠管理システムによって、時間外労働や有給休暇の取得状況などがチェックされています。. 派遣活用において気をつけなければならないことは、派遣社員を採用する場合、派遣先社員との賃金水準、職務の内容、評価が均等になるよう配慮することが労働者派遣法で求められていることです。.

派遣のタイムシートとは？ 一般的な書き方も解説｜人材派遣のお仕事なら【スタッフサービス】

具体例としては、ICカードへの打刻や入退室履歴、PCやタブレットを使用して打刻する勤怠管理システムを利用したものを指します。. 賃金計算を行う際に必ず必要になる、承認の流れを説明しましょう。. タイムシートは管理台帳記載事項のひとつ. タイムシートの改ざんや嘘は罪に問われることも. 管理台帳に正確な情報を記入して、勤怠管理を行うために、タイムカードは重要な情報源となります。.

タイムシートは、勤怠管理のひとつの方法です。派遣先でどのくらい働いているかを派遣会社に報告するためのシートで、給与計算に使う重要なもので、派遣スタッフが毎日記入するのが一般的です、. PCを使用しない業務をおこなっている企業も、手書きのタイムカードが適しているでしょう。営業や業務管理を紙で実施している企業にとって、手書きのタイムカードは取り入れやすい管理方法です。また、手書きの出勤簿の集計に慣れていて、かつ従業員の人数が少なく、集計作業が複雑ではない場合には、タイムカード以外の管理方法より早く処理できる可能性もあるかもしれません。. 勤怠管理を手書きでおこなうことは、少人数であれば管理がしやすい反面、シフトと実績の照合作業や、打刻漏れの際に従業員へ確認の連絡など、タイムカードの管理にお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。. 手書きのタイムカードは作業の手間もかかり、後から内容を書き換えても、他人が見破るのは困難なケースもあります。. 法律では勤怠管理をすることが義務付けられています。労働時間の適正な把握のための企業向けの新たなガイドラインに従って管理する必要性があるのです。. 本人以外が訂正した場合は本人の認識とは異なる時刻に修正される可能性があり、後々トラブルへと繋がりかねません。不要なトラブルを避けるためにも、訂正する時刻を上長とすり合わせたうえで、本人自身の手でタイムカードを訂正させましょう。. 参加することが業務上義務づけられている研修・教育訓練の受講や使用者の指示により業務に必要な学習等も該当する. 企業側が人件費をカットするために労働時間を上書きしたり、従業員が不正受給するために実際の勤務時間よりも多めに記入したり不正が容易にできてしまいます。. 導入費用や維持費が抑えられるため、会社全体の従業員数が少なかったり、今期・来季以降の予算を抑えたいと考えている労務担当者様におすすめです。. 手書きのタイムカードに適している場合とは?. 企業としても、繁忙期の人手不足や、高度なスキルを持つ人材を、必要な時期に短期雇用することで、コストの削減や業務の効率化につなげられるでしょう。. このことを明確なルールにしておかなければ、ミスや不正などが起こるリスクも大きくなります。訂正するときは上長の印鑑を必要にするなど、上長が訂正を把握できるルールを考えてください。. アスコムでもお仕事を開始される方には「出勤簿」をお渡しして. 出勤した時間、退勤した時間、休憩を取得した時間を記入します。.

「休憩」・「実働」・「残業」この5つ位でしょうか。. 勤怠管理において、手書きでの運用は違法ではありませんでした。手書きであろうと、他の手法であろうと、勤怠管理を正しくおこなっていればコンプライアンスを遵守していることになります。また正しい報酬の支払いにもつながります。. スマレジ・タイムカード には、改ざん防止に便利な勤怠管理機能が搭載されているのでおすすめです。30名までは無料で利用できるため、低コストで運用することができます。. 職務内容の他に、派遣先企業が派遣社員から苦情の申し立てを受けた際には、以下の内容も都度記載し、派遣元会社に通知する必要があります。. 早見表 参照 → → →【タイムカードドットさいと】. 今回は人事担当者向けに「手書き」のタイムカードの活用方法について徹底解説します。. ただし、改ざんされるリスクがあるといったデメリットも存在します。リスクを防ぎ、より正確な労働管理をするには、手書きのタイムカード以外の管理方法を検討してみるとよいでしょう。勤怠管理の方法を比較している記事があるので、興味があればそちらも参考にしてください。. そして、時間外労働に関する集計ミスが生じると、給与の支払いにも影響を与えるため、従業員と企業の間でトラブルが発生する可能性もあります。. 手書きのタイムカードは自己申告制にあたるため、従業員が正確に申告できる環境を整える必要があります。システムなどで管理するタイムカードは、それ単体で十分な証拠として機能します。一方で手書きのタイムカードは虚偽報告や改ざんが容易な分、客観的な記録として活用するためにはICカードやパソコンの使用時間などの記録等と合わせて管理が必要です。.

従業員の勤怠の状態を正確に把握することは、コスト削減につながっていきます。その理由は、給与計算が正しくおこなわれるからです。残業代、保険料、税金などの計算も給与計算が正しく処理されていないと正しく処理できません。. 手書きのタイムカード導入においては、企業の業態に合った導入の仕方をしないと実態に合わずコスト削減や業務の効率化を妨げる要因となってしまいます。では、どんな企業が手書きのタイムカードを導入すべきか、場合分けをして紹介します。. タイムカード・出勤簿の手書きは違法?勤怠管理の必要性を理解しよう. これも珍しいケースではありますが、実際に、過去に会社側が15分単位で勤怠管理をしており、従業員には始業15分前に出勤させながら、タイムシートは14分前に打刻するよう指示して、その分の賃金を支払わなかったケースがあります。このケースでは、問題発覚後、従業員に未払い賃金が支払われることになりました。. しかし、タイムカードの改ざんや紛失のリスクが発生しやすいというデメリットがあります。運用方法について十分考える必要があるでしょう。. 人事における勤怠管理に欠かせないツールなのがタイムカード。. 労働基準法では、タイムカード等の書類につき、5年間の保管義務が定められています。 しかし5年分ものタイムカードを保管するのは場所を取るうえ、管理が大変です。 また火災や紛失などによって、記録を失ってしまうリスクもあります。. タイムカード・勤務表への記載事項・書き方とは. 出勤簿を書く中で一番間違いやすいところと言えば.